简单的进销存系统搭建过程

一步步教你搭建进销存管理系统。

简单的进销存系统搭建过程

本文介绍使用黑帕云管理进销存的一个思路,你可以在此基础上做一些改变,更加适合你的实际业务场景。

场景需求分析

这是一个测量工具中间商的产品进销存管理,从厂家进货后直接卖给客户。中间商会向厂商购买产品,由于生产进度不同,采购的物品经常分批入库,同样销售给客户的订单也会多次出库。

场景

同个客户会有多张销售订单,每个销售订单中包含多款产品(订单明细),同个订单会有多次出库记录。

同理,一个供应商有多张采购订单,每个采购订单包含多款产品(采购明细),同个采购单会有多次入库记录。

除了销售出库,采购入库之外,还有盘点等其他情况的出入库记录:

为了让库存数量统计清楚,在每次出入库单据上会记录产品名称、规格、日期、数量、出入库原因、操作人等信息。

统计

我们希望手动输入的信息尽可能少,一来减少错误率,二来提高工作效率。理想的状态下只需要记录每次出入库明细,数据统计应由系统自动完成。

  • 每件商品当前库存数量
  • 销售单物品出库情况:是否按合同出库完成、剩余待出库物品
  • 采购单的入库情况:是否按合同入库完成、剩余待入库物品
  • 针对每个客户的订单分析

协作

销售录入销售订单、采购录入采购单、仓库员按订单出库/入库、财务查看合同、运营人员分析销售数据......多个岗位的工作是有交叉的,有些数据需要共享,有些数据指定才能查看/编辑,每个部门成员的权限都要控制好。

搭建系统

流程

从上图可以看出,整个系统由9个部分组成:供应商、采购单、采购明细、入库记录、产品、出库记录、销售明细、销售单、客户。

字段

现在要分析每张表需要的字段(列)有哪些,我们就可以把这些表在一张张创建出来了。

供应商: 供应商名称、地址、联系电话、联系人、资质文件
采购单: 采购单编号、供应商、采购日期、到货日期、总价、采购人、采购合同
采购明细: 明细编号、对应的采购单、采购产品、规格、单价、数量、总价
入库记录: 入库编号、对应的采购明细、入库物品、入库日期、入库数量、入库人
产品: 产品名称、规格型号、照片、入库数量、出库数量、当前库存
客户: 客户名称、地址、联系电话、联系人
销售订单:订单编号、客户、地址、联系方式、下单日期、交货日期、总金额、销售合同‌‌
销售订单明细:明细编号、对应的销售订单、产品名称、规格、单价、数量、总价
出库记录:出库编号、对应的销售明细、出库产品、出库日期、出库数量、出库人

业务表之间的关系与计算

供应商—采购单

一个供应商会有多笔采购单,把供应商与采购单通过关联表字段关联起来,在每次创建采购单的时候,只需要选择供应商,其对应的联系电话就会自动显示在采购单中。同时在供应商中聚合计算每个供应商的采购产品总金额、待入库物品总价。

采购单-采购明细 一张采购单会有多条采购明细, 把采购单与采购明细通过关联表字段关联起来,同时在采购单中使用数据聚合字段计算每张采购单的订单总金额。

采购明细-入库记录

一张采购明细单会有多条采购入库记录,把采购明细与采购入库记录通过关联表字段关联起来,填写入库记录时可以通过引用字段自动显示入库的物品,同时在采购明细单中计算已入库数、再用公式计算待入库数。

采购明细-产品

每一条采购明细对应一款产品,将其关联起来,在上一个步骤中已经统计了每一条采购明细记录的入库数量,同理可以统计每款产品的所有采购入库数。

销售明细-产品

一款产品会有多条出库记录,把产品与出库记录关联起来,在产品中计算总的出库数。再用公式计算当前库存。

销售明细-出库记录

一条销售明细单会有多次出库记录,将其关联起来,可以在销售明细单中计算已出库数、用公式计算待出库数,聚合显示最近一次数据时间。

销售订单-销售明细

一张销售订单包含多条销售明细,将其关联起来,在销售订单中计算订单总金额、订单产品总数、已出库数、待出库数、最近一次出库数、订单状态。

客户-销售订单

一个客户会有多张销售订单,将其关联起来,可以统计每个客户所有订单总金额、每个客户待交货数、客户最近一次下单日期。

产品-其他出入库

每款产品都会有除了采购入库、销售出库之外的其他出入库场景(如盘点),所以单独建一张盘点/其他出入库表,这张表中你可以预设以一些出入库的原因,然后通过筛选出入库原因分别建 出库/入库 两个视图。接着将其与产品表关联起来,就可以在产品中聚合所有的其他出库、其他入库数。

下图是聚合的其他入库数:

所有表的整体关系:

数据分析-仪表盘

搭建出来的系统有10张业务表,数据非常细节,我们需要一些图表来观察整体的情况。

销售额统计

  • 总销售额:用「统计数字」组件对【销售订单】中的总金额字段求和
  • 月销售额:用「柱状图」组件对【销售订单】中的总金额字段按月求和

客户分析

  • 单客户每月订单总额:用「透视表」组件对【销售订单】的数据,按客户/月两个维度统计

未完成出库订单

  • 未完成出库订单:逾期未完成出库订单数、合同期内未完成出库订单数
  • 未完成出库物品金额:逾期未完成出库物品金额、合同期内未完成出库物品金额

未完成入库订单

  • 未完成入库订单:逾期未完成入库订单数、合同期内未完成入库订单数
  • 未完成入库物品金额:逾期未完成入库物品金额、合同期内未完成入库物品金额

更多

仪表盘提供丰富的组建,你可以自行添加组建统计更多你关心的数据,比如:每月运费统计、各产品每月销售总金额。

协作

角色组

文章一开始提到,整个流程会有多个角色人员参与,而每个角色的权限是不同的,你可以添加自定义角色组,控制其可见范围/编辑范围。

到期提醒

对于每一张采购订单、销售订单都会有对应的合同约定交货日期,可以通过公式判断每一张订单的状态是否交货完成。针对还未完成交货的订单,可以通过自动化功能在约定交货日期前给指定的成员发送消息提醒。避免逾期,保证产品顺利入库/出货。

总结

从这个进销存的搭建过程中整体思路是:

  1. 分析业务的流程
  2. 整理每个环节使用表的字段清单
  3. 相互有关联的业务表之间找到关联表字段
  4. 合理使用引用、聚合字段统计各类数据
  5. 考虑每个岗位的权限,设置角色组
  6. 各类重要的节点设置自动化通知
  7. 使用过程中不断完善

还能做什么

这个应用你可以在模板中心直接安装使用
这只是一个初步的进销存,还有很多可以完善的空间,如:退换货的处理、合同款项的管理、发票管理、订单发货完成自动通知销售、逾期交付费用计算......期待你发挥自己的创造力,搭建一个世界上独一无二的系统。