用黑帕云一步一步搭建更好用的进销存管理系统

不必一开始就做出一个无比复杂和庞大的系统,应该让系统随着业务的扩大而不断升级。

用黑帕云一步一步搭建更好用的进销存管理系统

管理进销存很不容易。

如果完全使用 Excel 进行管理,往往会使数据变得乱七八糟,除非有强迫症的人定期花费时间整理维护,否则在成堆的表格中快速找到需要的信息是很难的。在团队快速成长期,分散杂乱的数据是拖慢进度的一个重要制约因素

使用黑帕云,你只需要像使用 Excel 时一样,创建一张张表,并且按照业务为这些表建立关系,就可以将多个表的数据串起来。这个过程并不难,之前你的业务肯定也是很多张表,只不过是互相独立的,需要手动从一张表抄到另一张表,现在黑帕云可以把这个过程自动化。

那么,如何开始呢?

进销存 1.0

实时统计当前库存


从最简单的结构开始吧:记录每个物品的出库与入库情况,自动计算每个物品的当前库存。

你应该需要 3 张表:1、物品表:物品名称、计量单位、简单的说明;

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2、出库记录:出库时间、出库物品、出库数量、出库原因、出库单价 等等;

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3、入库记录:与出库记录类似;

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当然,以上只是列举最基本的信息,你可以按照业务情况随意调整。比如增加一个「出库人」、删掉「出库单价」 等等,只要符合你自己的业务即可。黑帕云要的就是灵活。

现在搭建的这 3 张表还是彼此独立的,下一步就是让表之间的数据流动起来。
关联表字段就可以做到。关联表字段可以把两张表相互联系起来,比如把「物品表」与「出库记录」关联起来,每出库一次就在「出库记录」中添加一行,系统便自动在「物品表」中实时更新物品的当前库存,入库类似。

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一个最简单的进销存系统就搭建好了,它解决了根据出库和入库记录自动更新当前库存的问题。我们把这个最简单的进销存称之为进销存 1.0。

进销存 2.0

跟踪出库物品走向


其实你的业务会更复杂一些:出库的场景绝大多数都是销售出库,想要跟踪到每一次出库的具体客户。这没问题,现在我们把刚才的进销存 1.0 升级到进销存 2.0:
再加一张表:客户表。记录客户的名称、地址、联系电话等你想要记录的一切信息。然后把客户表与出库记录关联起来,在填写出库记录的时候选择本次出库的客户就好。

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你可以在客户表中看到每个客户的所有购买信息。找到购买次数最多的客户、客单价最高的客户、客户上一次购买时间等关键信息,作为对客户分类的依据。

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进销存 3.0

与供应商结算


2.0 版本好像还不错,但是你好像又有了新的想法:既然客户管理起来了,供应商也想管理起来。那就再升级到 3.0 吧:

熟悉的步骤:再增加一张表——供应商表。记录供应商的名称、地址、联系电话、营业执照等。把供应商与入库记录关联起来,在填写入库记录的时候选择本次采购入库的供应商。

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你可以在供应商表中看到与每个供应商的往来采购信息,如果是有挂帐的情况,还能统计每个供应商的当前挂帐金额,月底统一结算。每个供应商的营业执照图片、证书信息等附件也可以上传,不仅管数据,还能管文档。

进销存 4.0

系统告诉你接下来做什么


进销存 3.0 看起来完备很多啦,但是我们发现很多事情还是需要人工管理,想要进一步提高工作效率,现在就开始向 4.0 前进。现在我们用上自动化,让系统自动做一些操作:

  • 客户最近一次购买时间距离今天达到 30 天,给业务人员发送消息提醒;
  • 库存低于警戒线的商品,给采购人员发送提醒;
  • 新增了采购申请单,申请通过的会自动创建一条采购单;
  • 每月 30 号定期提醒会计与供应商结账。


还有很多其他的事情可以使用自动化去完成,你只需要提前设置好条件,达到这个条件的时候系统就会自动做后续操作,大大解放人力。

小结


即便是进销存 4.0 仍是比较基础的系统,随着业务不断发展,你需要管理更多信息,用多样的图表统计数据,有更多的自动化操作。相信有了上面的过程,接下来的系统升级你都可以完成。

不必一开始就做出一个无比复杂和庞大的系统,应该反过来,让系统随着业务的扩大而不断升级。相信你在这个过程中能体会到非凡的成就感,黑帕云也会非常开心能够为你提供支持。

最后,我们为你准备了一份进销存系统模板,欢迎开始你的黑帕云之旅!