交付项目管理之痛:如何正确做到“价值交付”?

为什么团队项目交付总是不到位?

交付项目管理之痛:如何正确做到“价值交付”?

很不幸,这次你们组的项目交付又延期了。

你和每一次项目延期交付时一样,在工位上沉默,在低气压的会议室和组员复盘。

在你的计划中,组员应该像一套房子的装修队那样,按照你给出的设计图一步步执行计划,直到整座房子装修完成,进而等待验收。

可是你的「装修队」出现了问题。

每个人看到了设计师的规划图之后,很快就能理解自己要做的工作是什么,并且已经开始谋划从哪里入手。

但很快问题就出现了,在执行的时候,墙面的油漆还没有刷完,铺地板的已经开始工作了,这个时候,运送家具的队伍又着急忙慌地赶来了,但是屋子里都还是半毛坯房的状态,于是乎家具又只能在外面等着...

各个团队挤作一团,每个人都在强调着自己的重要性,并且对装修的先后顺序有着自己的看法,对工作的方式也都坚持着自己的一套原则。
身为管理者的你只能在各个团队里来回穿梭,协调大家的工作方式与时间,同时又要不断催促项目进展...

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挺窒息的,不是吗?

经过一而再再而三地协调,项目终于可以按部就班进行了,可是这个时候,离「交房」日期只有几天的时间了。

问题出在了哪里?


回顾一下「装修队」的工作过程,你或许能发现一些端倪:

- 项目团队和研发团队之间的沟通存在各种障碍。不同的工作模式和管理工具导致团队间信息隔离,研发进度黑盒,仅靠团队间询问式沟通,风险判断滞后,交付一再延期,团队间信任度受损,客户满意度和回款进度难以保障。

- 不同组织架构、规模、工作模式的团队,对项目管理的理解和做法各不相同项目团队也没有合适的项目管理工具可用

简单来说,「没有工具可用+团队沟通不畅」导致了一系列问题。

既然问题找到了,那么该如何解决呢?

你会怎么做?


你可能会想到,是否可以使用市面上热门的管理工具来管理项目,进而提升效率?以软件项目交付为例,比如:

- Project/Teamwork:用于项目里程碑、项目任务(wbs)拆解

- JIRA/Teambition/TAPD:用于敏捷迭代管理

- Odoo:用于工时统计

- Excel:用于收集项目需求、问题

从某种意义上来说,这些都是市面上比较主流或热门的工具,同时也是处理对应任务时,公认的比较好用的软件。类比到「装修队」的例子里,你可以理解为,团队采购了最好的装修材料、使用了最先进的装修工具。

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但是,把各种好用的、热门的工具堆叠在一起,真的能为项目带来效率成倍提升的效果吗

事实上,多种工具必然会带来一些问题,比如:

1、数据孤岛

不同环节的数据分散于不同的系统中,彼此独立形成数据孤岛。当项目范围、成本、进度发生变更时,上下游无法及时同步、对齐信息,导致潜在风险被掩盖,管控滞后。

2、统计成本巨大

为统计多个项目执行成本、进度、质量,需要花费数小时手动导出各工具内的数据进行拼凑、汇总,在数据的海洋中疲于奔命。

3、业务限制

常见的项目管理工具内置了既定的管理流程,无法完全贴合不同公司独特的项目管理流程和可能的变数,常需要靠其他工具弥补。结果是工具越堆越多,流程越来越乱。

4、采购成本高

多系统采购成本高昂,如果你有一个 30 人的研发团队,每年的项目管理系统、研发敏捷管理系统、客户问题管理系统采购成本高达数万元甚至数十万元。

与此同时,低效沟通的问题仍然没有得到解决

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- 项目经理和研发团队依然在依靠发文件、发信息、打电话,低效且极易产生信息遗漏和理解偏差;

- 项目经理无法及时获知研发进度,把控研发风险,导致风险判断和应对措施滞后,影响项目的按时交付和回款。

这一套操作下来,似乎有些得不偿失。

黑帕云的解决方案


说了这么多,你可能会问:黑帕云有什么好的办法吗?回答这个问题之前,我想先反问你一个问题:

你有没有发现,在上文的解决方案里,管理者、员工纷纷被工具束缚了手脚?

就好比你的「装修队」里,不可能人人都是超级专家,当采购新的工具之后,培训大家如何使用首先就是个大问题,更重要的是,团队间的沟通问题仍然没有解决。

从黑帕云的角度来看,这是一件非常糟糕的事情,因为:

软件不该决定业务,而应该由业务来决定软件

其实,你的计划、你的「装修设计图」很好,只不过需要的是一套合适的工具罢了。

所以,看看黑帕云能为你的「装修队」做些什么吧:

1、一站式项目管理

简单来说,你的团队不再需要那么多工具了。黑帕云帮你打通从客户、项目、研发、售后的业务流闭环,实现需求、问题、版本规划、迭代开发、上线计划、工时统计的一站式管理。

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示意图:黑帕云解决方案业务表

2、管理流程可灵活定制

黑帕云的另一个强大特性就是:灵活。从项目规划到项目收尾、从项目经理到研发经理、从团队管理到客户关系管理,随需应变,缺什么就加什么,你完全可以按照自己的方式打造个性化的项目管理工具。

3、关键事件自动提醒

项目交付延期的一个重要因素是:提醒。一改过去「提醒基本靠吼」的管理方式,在黑帕云,项目里程碑到达、项目变更发生、研发缺陷率上升、研发速率下降、关键路径上的任务延期等重要事件,系统均可设置主动提醒,让项目管理过程变被动为主动。

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示意图:项目延期提醒

4、项目数据可视

项目进展怎么样了?不论是用语言还是文字,似乎都很难描述清楚,那么你可能需要一套仪表盘。黑帕云强大的仪表盘让你告别手动统计,实时看到项目成本、进度、质量、问题、风险等关键信息。项目情况一目了然,尽在掌握,自然无惧风险。

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示意图:黑帕云仪表盘

5、无需培训易上手

只要会用 Excel ,你的团队就可以在半小时内完全上手黑帕云,不需要任何冗长枯燥的培训。

6、采购成本直降 60%

黑帕云 = 项目管理 + 研发管理 + 运营管理 + 数据分析系统,但采购价格不到原来的一半。

现在,你的管理思想有了一套功能强大、灵活、易用、性价比高的工具作为支撑,当你把它应用在团队项目管理的时候,会发生什么呢?

根据反馈:黑帕云解决方案让项目沟通时间从每人每周 5 小时,缩减至每人每周 1 小时

此外,根据我们的统计及客户反馈,采用黑帕云解决方案的团队,平均交付周期缩短了20%,项目回款率平均提升30%

是的,你对项目的管理想法很好,而黑帕云只是帮你把它实现了。

结语


回到本文的标题:项目交付延期可能并不全是员工的错。

为什么?因为我们相信绝大部分团队的成员,都是抱着把事情做好、做精的想法才聚集到一起的,几乎不会有人从项目一开始就想:我一定要把它干砸了!

所以,作为团队的一份子、同时作为一名管理者,如何将你的计划、思想用更好的方式传达、实践,就显得尤为重要——你需要的只是一个好用的工具。

黑帕云为你准备了这样一套管理项目全周期的模板,你可以直接拿去使用。当然,你也可以自己探索,用你的想法来搭建项目管理系统,如果你遇到了问题,可以在帮助中心找到我们的解决方案专家,他们将竭诚为你提供帮助。

我们希望有更多的想法能够通过黑帕云落地,未来我们也将发布更多优质的解决方案与功能介绍,敬请期待!