一场合格的线下沙龙要分几步走?

如何用黑帕云来组织一场线下活动?听听我们的故事吧!

一场合格的线下沙龙要分几步走?

前段时间,黑帕云在深圳完成了首场线下沙龙活动,邀请到深圳地区很多一直支持、热爱黑帕云的朋友出席。

活动中资深「黑粉」的精彩分享,让大家 Get 了黑帕云的更多花式玩法,许多朋友也在现场交到了志同道合的新伙伴。

为了举办这场令人兴奋的线下会面,小黑团队从前期筹备到结束一共经历了 3 周,市场、客户成功、产品、研发等多个部门的同学都参与其中。

在项目启动会上,我们就在讨论的同时用自己的产品快速搭建了「线下沙龙管理」应用。后期经过几次调整,这个应用不仅最终贯通了活动的管理流程,在用户报名、现场签到、活动传播等阶段发挥的作用,也超出了我们的期待。

本文就将以这次沙龙为例,介绍小黑团队如何使用黑帕云进行活动管理,来确保一场线下活动的高效完成。

内容包含:

  • 清晰设定目标,分配任务
  • 高效管理费用,控制预算
  • 报名、签到、反馈 All-in-one
  • 让业务系统和业务一同生长

让我们开始吧!

清晰设定目标、分配任务

沟通不力是团队协作的最大阻碍,也是大多数企业造成「时间浪费」的可憎元凶。毕竟只有在清楚自己应该做什么的情况下,大家才能更专注的完成手上的工作。

所以,为了让团队成员及时获得清晰、完整的目标和任务明细,减少不必要的重复沟通。在项目初始阶段,我们就在应用中拆解了筹备、邀请、执行、复盘各阶段的任务目标,分配给各负责人。

得益于这样的操作,在项目启动会后,我们没有为这场活动再浪费其他的会议时间。执行中遇到问题,也不必切换其他沟通工具,直接在问题发生的地方留言,很快就能得到负责人的反馈,沟通效率提高了不止 10 倍。

高效管理费用、控制预算

每场活动都要制定预算,但不是每个团队都会科学的预算管理。

许多团队在策划活动时说起「费用」都是一脸懵,领导想了解花了多少钱,这边翻供应商的聊天记录,那边找淘宝里的付款截图,谁也说不出具体费用,最后一算居然还超支不少……

为了避免这样的问题,我们在应用中建立了「费用表」。按照展示、场地、差旅等分类记录了每一条费用明细,

图|费用表

在合计字段设置简单的公式,填写单价、数量后会自动计算总费用。

图|自动计算总费用

附件字段里可以放样图、发票等文件。钱花到哪了,花了多少,都清晰的记录了下来。

图|附件图例展示

至于如何第一时间了解预算的超支情况。

我们将「活动表」和「费用表」关联,用「聚合字段」计算当前产生的实际费用。新增「结余」字段并设置公式,就能自动算出本次活动的费用结余了。

图|活动表
图|设置公式,自动计算结余

报名、签到、反馈 All-in-one

捋顺筹备阶段的工作后,我们启动了报名流程。黑帕云的「表单」在这个环节发挥了重要作用。

为了收集用户报名信息,我们制作了表单,将「姓名」、「手机」等重要字段设置为必填,以确保数据的有效性。

图|报名表单

在应用中,切换到表格视图,收集到报名信息就已经被清晰的记录下来了。

图|用户报名表(数据已脱敏)

活动前,客户成功团队在向客户确认最终出席意向时,新增了「状态」、「角色」、「备注」等字段,跟踪更多的信息。

这样使用筛选、分组、排序功能,就可以快速的过滤、搜索想要的数据了。

图|按「状态」分组展示(数据已脱敏)

后来活动签到和活动反馈,我们也都用使用了表单。

这样一来,关于活动的所有信息就都保留到一个应用中。这对最后的复盘工作也非常便利,再也不用乱翻文档找各种数据了。

让业务系统和业务一同生长

本次线下沙龙结束后,我们原先准备复制一个新应用启动下次活动。但经过思考,发现目前的应用,稍做调整完全可以继续使用。

因为「活动表」已经和「费用」、「用户」、「签到」、「活动反馈」、「现场照片」等业务表建立了关联。

所以当新增一条活动信息后,新的数据关联新的活动,然后在各业务表中为每次活动建立单独的视图,这样就可以分别管理每场活动的数据了。

图|深圳站费用视图

这样做的好处在做图表统计时也体现了出来。

图表除了可以查看单次活动的进展情况,也可以记录所有活动的整体数据,比如产生的总费用、总参与人数等。当我们年末做年度总结时,这些数据随手就可以拿来使用,不需要在二次计算了。

图|数据仪表盘

新建「线下沙龙管理」应用时,它还是一个只有「时间线」和「活动」两张业务表的简单应用。

随着项目的推进,更多数据被添加进来:费用管理、报名用户管理、签到、反馈,活动现场照片,甚至之后的所有活动,应用在使用过程中不断优化,逐渐生长成了更加成熟、健硕的业务系统。

小结

成功的活动一定离不开有序的活动管理,这个小黑团队自用的「线下沙龙管理」应用模板,已经上传到了黑帕云的模板中心

现在轮到你了,下载模板或一步一步搭建自己业务系统,你将如何用黑帕云来组织你们团队的线下活动呢?