高效地筹备一场年会是怎样的体验?

策划年会令人疲惫?幸好,黑帕云让繁琐的工作规整了起来,一起看看我们是怎么做的吧!

高效地筹备一场年会是怎样的体验?

临近春节,黑帕云和很多公司一样进入了年会的筹备阶段。作为一只还在成长中的小型团队,黑帕云的同学们平时都有很多工作要做,所以只好在办公室里找了几个壮丁群策群力,每个人分担了一些年会的准备工作——

  • HR 负责车票酒店的统筹;
  • 设计同学负责相关物料的制作;
  • 市场与客户成功部门的同学负责物资采购与节目策划;

虽然事情不难,但都非常琐碎,而且黑帕云的团队分别在成都和西安两个城市,同步项目的进度就更加费心了。于是,我们开始用自己的产品来管理年会筹备的整个过程。

理清各项目,任务落实到人

在年会筹备中,最令人抓狂的部分就是理清那些复杂的工作项目。所以我们首先把所有的项目按「任务」与「子项」重新做了梳理。

在「任务」表中,首先把每个任务的名称、预算、阶段、责任人标记出来。

任务表

大的任务下会对应多个子项目,这时重建一张「子项」表,记录预算、状态等信息,每个子项也落实到人,大家可以方便的跟踪只自己负责工作的进展。

子表

为了更方便管理,我们将两张表关联起来,可以看到每条任务对应的子项,也可以看到子项所属的任务板块。使用「数据聚合」功能,就可以在「任务」表中,得到聚合的总费用了。

采购礼品跟踪

除了年会流程策划,礼品准备也是年会中重要的工作。从前期的选品、询价、付款,到后期的物流跟踪,开具发票,没有一个清晰的记录真是一团乱麻。

为了保证年会当天每个人都能领到精心准备的礼物,我们也专门设置了一张业务表来跟踪礼品采购的过程。

礼品表

用「画廊视图」查看,可以快速的浏览所有的礼品信息。

切换到「看板视图」,礼品的采购状态一目了然,拖拽卡片还可以轻松更新状态信息。

记录每个人的相关信息

年会的所有项目分配好了,大家各司其职开始按照自己的任务逐步推进。

在统计节目和礼品时,又遇到了新问题:

  • 一家人要整整齐齐,所以我们定制了文化衫,需要收集所有同学的尺码;
  • 年会中涉及到两天的酒店住宿,需要提前分配好大家的房间;
  • 因为准备了定制手机壳当小礼物,所以还要统计每个同学的手机型号;
  • 年会节目跟对应的表演人都要一一记录下来。

简单看上述的问题,其实就是记录每个人的相关信息,比如:衣服尺码、手机型号、酒店房间、表演节目等。

于是添加一张「名单」表,再分别添加「房间」、「收集型号」、「衣服尺码」、「节目」,每个表都与「名单」表关联起来。手机型号、衣服尺码可以使用表单来收集,让大家填表提交,又省去了很多时间。

名单表中可以查看每个人所有的对应信息
用表单收集的衣服尺码信息

仪表盘整体把控年会筹备

最后在首页的仪表盘配置一些图表,包括所有任务的完成情况、预算分布、待完成任务……

这样一来,就可以从整体把控年会筹备的进度,再也不会手忙脚乱了。

首页图表

通过这个应用,黑帕云的小伙伴们虽然身处不同的城市,负责不同的事项,但在整个项目推进的过程中都能做到彼此透明,心中有数。每个小任务都完成好了,年会的才能更加有序的进行。

除了年会,小黑团队中的每个人都黑帕云的第一体验官。

无论你是怎样的角色,在黑帕云中都能像我们一样,找到让自己最舒适的业务解决方案,现在就来试试吧!