重新设计黑帕云:侧边栏!

黑帕云的新设计正在进行中。

重新设计黑帕云:侧边栏!

即便在今天,Excel / WPS 等这些已经存在了 30 年的文件处理型工具仍然在影响着人们的工作流。这类工具的基本使用流程是:找到文件 -> 打开文件(调用Excel/WPS)进行处理加工,然后将文件通过邮件、微信群等方式发送出去。

示意:基于文件的工作流

多年以来,在 Excel/Word/Powerpoint 中这么做,Photoshop 也这么做。在这类面向本地文件的生产力软件中,文件处理器与文件之间是分开的关系,经过处理后,文件已更合适的姿态向下一个阶段转移。在单机本地环境下,文件的存放和组织是通过操作系统本身完成的。

这种设计也影响到了今天基于云端的办公软件产品。云端文件通过类似的概念来组织,如“桌面”、“文件夹”、“标签”等;找到文件后,“打开”意味着调用编辑器进行编辑。比如 Airtable 会先给你提供一个base列表;飞书则可以“新建”一个多维表格,就像新建一个文档一样;腾讯文档、WPS、Google Docs 都是这样的。

概念层面,这种产品设计方式带来了便利;面向个人和小团队的使用场景中,文件海量爆发带来的影响是深远的。在我的“下载”文件夹中,放了15,364个文件。你还记得你上个月打开的文件放在哪里了吗?

信息系统不存在这个问题,它们天生就是长生命周期的,企业里信息系统的数量不会无限膨胀。黑帕云用来管理开发进度的系统,一开始只有一张看板。现在使用了7张表管理2万个不同的开发任务,包括功能、Bug、客户反馈、发布计划等。这个系统已经使用了两年多,还会继续使用下去。当然,也有一些生命周期相对较短的应用——比如我们正在运转的“重新设计项目”,整个项目完成后就会被封存。

运行中的项目‌‌

信息系统与数据的关系,与文件处理软件与文件的关系也不同。通常,文件处理工作中,有着明确的工具与本体之间的关系。以 Word 为例,加粗,倾斜,添加一个段落等,一个段落,一张表格,一张图片不是重点;整个文件才是意义所在。文件处理软件的职责,就是帮助创作者快速完成这份文件。

而在信息系统中,对数据的处理通常就是业务本身。添加一条数据,意味着新来了一条线索。在销售管理的业务场景中,针对这条数据有很多可供进一步处理的方向:

  • 针对这条线索,是不是要通知对应的跟进人?
  • 线索超过15分钟无人认领,是否需要升级到主管来接管?

这些在信息系统中需要被问及的问题,表格类文件型产品也许会被问到,但不会有答案。

在文件处理系统中,对文件的处理意味着得到一份不断完善的文件。流转、通知、处理、执行,则在文字处理系统之外。比如通过微信发出去,跟上几个感叹号;或者在日程里加上一个讨论的日程,确保下次讨论的时候能够执行到位;开完会了,形成一份新的文件。但如何确保这些文件内容得到执行,那就得下一次会议了。管理动作承载了流转的职责。

在信息系统中,对数据的处理意味着一些业务的真正执行。由于业务系统关联了业务数据,和对应业务的负责人,结合黑帕云的通知、自动化系统,对数据的处理之间带着相关人的跟进。信息的流转不再仅是浅薄的「周知」,而是更为深刻的完成。

区别

我们上面描述了面向文件处理的工具思路,和面向数据的信息系统思路。两者最大的区别在于:文件处理工具关注“文件处理完了”;信息系统关注于“工作做完了”。两者之间的对比如下:


文件处理工具信息系统
目标完成这份文档或表格推进工作,把工作做完
生命周期短,写完就完了长,涉及到从数据生成到流转到最后标记为完成
核心能力快速漂亮的处理文件保证数据的可信度;推进数据走向下一个流程
关键挑战排版丰富,处理快速,小规模简单协作数据完整性、一致性;推动业务往前

Lotus Notes!

黑帕云的产品灵感来源之一,是这个有着超过50年历史的数据库。别小看了这个在今天看起来丑陋笨重的系统。十五年前刚加入 ThoughtWorks 工作时,打开 Lotus Notes, 我就被其中丰富的应用吸引了:想要申请软件?打开「软件申请」应用,填写一条数据,第二天你就会邮箱看到 IntelliJ IDEA 的 License。后来给大企业做咨询的时候,也看到基于 Lotus Notes 搭建的各种业务系统,比如管理 Bug 的提报、验收、关闭等流程。

Notes 提供了基础的应用搭建能力,而其通知能力,是通过内建的邮件系统实现的。正如刚才所说,推进业务向前,通知能力非常关键,而黑帕云的通知系统是我们最为自豪的能力之一。

得益于底层对数据完整性的支持,通知可以极其有效的方式发送到所有关注的人手中。在如下场景中,是只有黑帕云能做而其他表格类工具软件无法完成的:

  • 你可以关注一张业务表,当表内新增了合法的数据;或者有人评论任何一条数据时,自动收到通知。非常适合销售类场景,有新的销售线索,或者有了新的进展评论,都会收到通知;
  • 你可以关注某条数据的特定字段的变化;比如当候选人进入Office面试环节时,通知相应的候选人;
  • 当任务的责任人发生变化时,自动通知新的责任人;
  • 当客户提出一个需求而超过2小时无人响应时,自动升级问题,生成一个待办并给主管发送通知

黑帕云的通知能力,与其完整强大的数据能力密不可分。然而,这个强大的能力,由于界面上缺乏空间,只能放在每个应用右上角的通知框中。

与它摆在一起的,还有帮助和个人设置

第一天我们就知道这不是一个好设计。从信息架构上来说,这个破坏了整体性。在整个应用上方,其实是属于应用本身的。塞进三个与这个应用并不相关的按钮,是很奇怪的。

除此之外,还有收藏(就是待办,悬而未决的任务),多应用切换,适时提供帮助等上一篇中提到的挑战。

答案:侧边栏!

侧边栏并不算是特别的设计。Windows 底部的任务栏,macOS 底部的任务栏和顶部的通知栏;都是历史悠久的侧边栏设计。他们要解决的问题都是一致的:常用软件快捷启动,各软件发送的通知,快捷操作,都会归到这个任务和通知栏中。

对于黑帕云遇到的特有的信息系统的问题,侧边栏完美的解决了这个问题。侧边栏会放入所有应用产生的共性数据,如最近使用的应用、通知、待办事宜等;主区域则可以继续操作原有的信息系统。通过动态弹出的侧边栏,实现在需要的时候滑出,看一眼之后继续回到原有的场景工作,无需切换上下文。

侧边栏使用示意

我们在测试环境已经使用了一段时间。功能上,侧边栏完美的解决了我们所说的问题,能够帮助用户更加专注、更加高效的工作。我们的产品和研发团队正在对细致的体验进行打磨,待到冬天与大家见面的时候,会是一个完整、细腻、无感的新体验。