图澜 X 黑帕云|商业摄影公司如何降低沟通成本,加速项目进展

图澜运营团队使用黑帕云节省 50% 沟通时间。

图澜 X 黑帕云|商业摄影公司如何降低沟通成本,加速项目进展

图澜(Topland)文化科技,是一家由精英跨界团队组建的视觉 2.0 公司。利用互联网技术、人工智能与大数据,为全球时尚品牌商提供专业视觉策划与视觉输出。在其服务的客户中,不乏有 ONLY、VERO MODA 、JACK&JONES、鬼塚虎等一线品牌。

成立于 2019 年的图澜,团队人数已超 40 人,拥有数百家长期合作的品牌商。作为视觉经理,周游负责公司所有运营团队的任务协调,以确保各个部门之间的工作顺畅衔接,让项目交付变得可控。

可是每个月面对至少 150 个并行的项目,这也意味着他需要在制片、摄影、后期等多个部门间奔走,大量时间耗费在永无止境的桌面对话和线下沟通中。这时,如果还没有一个好用的工具来统一管理这些并项目,运营团队势必会遇到非常多的困难和挑战:

- 多项目并行,无法保障每个项目都获得最优的资源分配。

- 各环节衔接流转依靠人工提醒,信息传递不及时,项目交付过程不可控。

- 业务主管无法快速掌握各项目运行状态,也无法向领导报告公司项目的整体进展。

- 无法把项目情况和公司目标结合,做好公司整体目标的管理与拆分。

周游知道,只有确保运营团队在各个环节紧密衔接,才能使他们的项目交付变得更加可控,让图澜成为更多品牌商的首选。

寻找正确的解决方案


寻找解决方案的过程不总是一帆风顺。在使用黑帕云之前,图澜的运营团队还使用了一段时间的在线表格工具。在线表格虽然解决了多人同时编辑的问题,但依然无法针对某条数据限制角色权限,更无法在任务结束后自动提醒下一环节的负责人。
十几人在这个工具中协作,很快出现了各种问题,沟通成本没有降低,反而还浪费了更多手工劳动的时间。

“作为在线表格而言,归根结底它只是一个 Excel,它不可能实现自动化的功能,任何东西都要手工分析,人为去做,如果某一个环节的人他忘记更新了,我们是没有办法去约束的。”

在团队内部推荐下,周游开始探索将黑帕云作为新的解决方案。简单尝试后,他发现黑帕云提供了灵活、丰富的功能模块来满足他们的个性化定制需求。最重要的是,周游发现对于基层员工来说,黑帕云比其他工具操作起来更简单,他相信团队会很快熟悉并上手这个新工具。

拆分:把项目逐级分解到个人


多板块、多任务、多环节、多人员,一直是图澜项目管理的难点,所以周游将项目信息录入到黑帕云后,第一步便是将项目从大到小向下分层。

为了让每个人都清楚责任,只专注于自己的工作,他行级权限设置了数据的查看范围。这让所有人只看到与自己相关的数据,不用再担心数据泄露和误修改。

“黑帕云可以限制每个人可见的数据内容,对我们来说安全性更高、更可控,出问题的概率也会降低。”

协同:任务流转自动提醒


有了黑帕云后,所有任务分配到人,部门成员只需要聚焦于自己名下的任务,项目就会有条不紊地向前推进。

为了解决任务流转依靠人工提醒,信息传递不及时的问题,周游用黑帕云的自动化功能设置了自动提醒。现在,上一环节的工作结束后,自动化功能会提醒下一环节的负责人跟进。高效的协作让团队更加紧密,也让图澜的运营部门永远处在最佳状态。

汇聚:根据任务完成情况展现项目进度

作为项目总控,周游也在黑帕云中找到了帮自己节省时间的方法。

随着项目执行的推动,当执行人员更新任务的完成情况后,他会立刻看到最新的项目进展。比起以往在微信群里一遍又一遍的催促,节省了太多时间与精力。

“现在,我去跟进不同项目的时候不用再挨着问人了,只需要看业务表就能知道整体的情况,减少了很多不必要的沟通。”

更多尝试

除了项目管理,最近图澜也把更多的管理板块放在了黑帕云中。

现在,新员工通过「经验共享」可以更快的融入团队;出差的员工可以通过黑帕云的 App 接收通知提醒、更新任务执行情况;团队不再需要依靠电话和群消息同步项目状态。大量的时间被节省下来,可以去做那些有价值的工作。

下一步:让客户参与到项目过程中

作为面对品牌商的视觉服务公司,为客户交付满意的产品与服务始终是图澜关注的重点。接下来,他们考虑向客户分享实时的项目进度,让客户更深入的参与项目过程。而这项服务,也计划通过黑帕云来实现。

随着服务体验的不断提升,图澜势必将迎来更多的客户增长。从最基础的数据协作到复杂业务流程的管理,黑帕云能够满足图澜各个阶段的信息化诉求,持续为客户创造价值。


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