跨团队协作有多难?5大痛点用1个工具就搞定

本文为黑帕云早期用户「阡陌」发表在「少数派」的文章,分享他如何使用黑帕云完成跨团队协作调研的有趣经历。

跨团队协作有多难?5大痛点用1个工具就搞定

背景

自从微信推出「扫一扫识物」功能后,引起了我们的兴趣,于是便安排产品、商务、技术团队一齐进行调研,挖掘市面上的同类产品,从中找到潜在的技术供应商。

在开始调研前,我们需要一款称手的工具来进行团队协作,在试用了 Google Sheet、Asana 等一众表格、任务管理工具后,最终选择了 黑帕云,因为它解决了跨团队协作调研中的五个痛点:

  • 数据不规范
  • 多工作流无法共存
  • 数据无法一对多关联
  • 数据无法被引用
  • 项目同步依赖日报

因保密原因,以下展示数据经过一定处理。

痛点 1:数据不规范

团队填表最常见一个问题就是表述不一致,导致数据不规范,举个例子:

Google Sheet 效果

上图中几个供应商所在地都是中国,但大家都有自己的表述,于是就成了上图的情况;

当然可以出个 SOP(标准作业程序)来让大家照着一定的标准填,可是一来浪费时间,二来人不是机器,可能会出错,为防止出错又要经常校对,一来二去成本太高了;

而在黑帕云中,可以将此类常用数据设置为「下拉框」类型的字段,预定义数据值:

这样成员填写时,只需要下拉选值即可,包括地点、联系日期等,都遵循一致的格式,也方便后续统计和二次利用数据;

下拉选值

而且通过合理的权限分配,可以限定只有项目负责人才能改字段值,一般用户只能填写,保障数据的规范性;

权限配置

痛点 2:多工作流无法共存

为什么会有多个工作流的诉求呢?

其实很好理解,因为团队分工是有先后的,调研供应商流程是这样的:

  • 产品团队先完成前期市场调研
  • 商务团队再进行沟通和获取 demo+ 方案报价
  • 开发团队最后进行技术评估和性能测试

因此只用一个工作流是没法解决问题的,大家都有各自的工作节奏;

哪怕不同团队都用 Asana/Jira,还是需要各自建立 Project,然后在各自的 Project 中建立相同的任务,以适应不同的工作流程(产品、商务、技术),最终导致一个数据 / 任务多处存在,协作效率低下;

而在黑帕云中,我可以为同一份数据 / 任务匹配不同的工作流,既可适应不同团队的工作流诉求,也可以避免信息重复:

如何做到呢?以下展示成果,首先是管理员视图,包括所有字段 + 数据,我为每个团队都建立了单独的工作流字段

管理员视图

数据看起来又多又杂,所以我会单独建一个表格视图,隐藏不必要的字段,并按照产品服务形式分组,只看产品组相关的信息:

产品组视图

看起来清爽很多了,实际调研时,我更喜欢用看板来驱动任务,严格遵循 WIP 原则 (work in progress)

产品组--看板视图

与此同时,商务团队可以并行联系已被产品组确认的供应商:

商务视图

当然,也可以看更直观的日历视图:

日历视图

等商务拿到 demo 和报价后,技术团队可以开始工作了:

技术视图

只需要一开始定义好各类视图,配置好筛选条件,字段显示 / 隐藏,后续协作效率特别高,大家负责好各自的部分即可

痛点 3:数据无法一对多关联

在这个识物识别领域,很多竞品都是专门做某个垂直领域的,比如专门识别红酒的「酒咔嚓」,专门识别植物的「动物识别器」等;

虽然我们调研的是领域中的产品 / 公司,但调研完后,我们需要对每个垂直领域做出商业价值判断,如此一来,就需要一个单独的「领域」表,以区分「供应商」表

所以我希望能很方便地将「供应商」、「领域」这两个表单的数据进行关联;

而通过黑帕云的数据关联字段,我很方便就将相关数据关联上了,比如在「供应商」表中,为供应商关联到特定领域:

数据关联配置

回到领域视图,就可以自动看到每个领域对应的供应商,完美体现数据「一对多」的关系:

数据一对多关联

而且通过「聚合数据」功能,就可以自动算出特定领域供应商的数量,方便全局概览

数据聚合配置

配置好后,就可以顺利地对特定领域进行一些基础商业价值分析

痛点 4:关联无法被引用

为了加快调研进度和更好分配人手,我列了一些常用的调研渠道,比如 Google、Statista、七麦数据、阿里云市场等等,我安排团队中每个人挖掘每个渠道的潜在产品 / 供应商;

而在传统的表格类产品中,我需要对每一个新增的供应商分配组员,效率是非常低下的;

而通过黑帕云内置的「数据引用」功能,就非常简便了,因为调研渠道就 11 个,我只需要根据渠道分配好责任人:

负责人分配

回到「供应商」表,引用「调研渠道」表中的「产品调研负责人」字段:

这样就完成了,后续添加任何供应商,只需要勾选供应商对应的调研渠道,数据就会自动关联引用,显示对应的责任人

全自动显示引用数据

痛点 5:项目同步依赖日报

在用黑帕云前,我们试着用 Google Sheet 协作了两天,结果发现项目同步比较依赖大家的日报,流程比较繁琐;

而通过黑帕云的「首页」小部件,我构建了一个完成的项目进展图:

首页概览

里面既包括了供应商的地域 / 产品类型分布,也包括了各个小组的调研进展,方便大家同步进度,发现潜在问题,连日报都省了

总结

最终我们顺利完成了调研,总体而言,黑帕云用着还是很顺手的;

当然也有些不足的点,比如不支持全键盘操作,下拉字段配色不够丰富,首页小部件种类较少等;但瑕不掩瑜,黑帕云 作为一款兼具表格 + 任务协作的工具,是非常适合各公司跨部门进行以数据为中心的各类协作工作;

前期只需花些时间建好表模型后,后面就可以大大节省大量跨团队沟通 / 同步成本,让团队专注于业务本身。