从腾讯文档到黑帕云

为了解决表格数据在多个成员之间同步的问题,最简单的方式是使用在线协同表格工具。腾讯文档的在线表格是很多人的选择,你可能也是其中一个。的确,使用腾讯文档再也不必四处分发 Excel 文件,只要登陆账号就可以获取最新的内容。

一个人使用还好,多人使用,问题很快就出现了:表格数据变得不可控。所有人同时编辑一份表格,内容在不知情的时候就被修改,甚至是表格结构也被改了。还好,腾讯在线表格能够保存所有的历史版本,打开操作记录一看,显示从第 1 版到第 99 版,但是也不清楚具体是哪里被修改了,只能点开每一个版本查看。一番折腾后决定放弃,跟大家重申数据填写规范并新建一个表格。

此时,你的文档列表中已经有好几个重复的版本了,似乎把 Excel 搬到了线上,除了能「协作」,一切都没有变。

除此之外,还面临着更多的问题:在线表格可能不受控制的被分享给企业外的人,安全性无法保障;图表过于简单,无法呈现数据趋势。

你需要的是真正的可协作的数据工具,而不仅是可同时编辑的表格。

黑帕云如何协作

首先,明确每个账号的权限,不是粗糙的「仅查看」、「可编辑」,而是明确每个成员对每一行数据的操作权限。可以实现「千人千表」——同个表,不同的人看到不同的数据,操作权限也细分为「查看」、「新增」、「编辑」、「评论」、「删除」,精准控制的权限才是协作的前提。

其次,过程与结果同样重要。记录变更历史是最基本的,如何让你看到数据的变化是很重要的,在黑帕云查看数据变更历史,你可以查看每一条数据每一次的变更时间、操作人以及如何被修改,就像这些变化刚刚在你眼前发生一样,即便被 100 个人编辑过,你也不会感到困惑。

最后,建立数据的相互关系。在黑帕云,每个单元格不是孤立的,而是作为完整数据的组成部分。当你查看客户信息时,你想看的是客户公司名、联系人、第一次跟进记录、第二次跟进记录 等所有相关的信息,而不是客户姓名 + 联系人姓名 + 联系人电话 + 多列跟进记录.....

你需要的是真正的可协作的数据工具,而不仅是可同时编辑的表格。

3 个步骤,从腾讯文档到黑帕云

1. 导入数据

黑帕云应用列表添加一个应用,选择「导入数据创建应用」。
点击「导入已有表格」按钮,选择数据来源石墨、腾讯文档等在线表格。

上传需导入的表格,确定表字段(一般情况下是第一行),点击「导入」即可完成。

2. 统一数据格式

在腾讯文档中填写内容非常随意,随着时间推移内容不断增加,格式会变得不可控,内容也变得杂乱。

黑帕云尝试去猜测每一种数据的类型,对于猜不准的部分,会被设置为文本类型。你可以在此处重新调整数据类型。如果调整错了也没关系,点击左下角的「撤销」即可回滚到上一步。

双击字段名,进入编辑字段窗口,为该字段选择合适的字段类型。如:数字、日期、邮箱、单项选择、多项选择 等。

3. 设置图表

设置简单,实时统计,一目了然。这就是黑帕云的图表。

在首页,点击「添加组件」按钮—选择组件类型—选择图表数据 就可以了。不论数据表格如何变化,始终清晰准确呈现你要的信息。

查看具体设置步骤 →

腾讯文档和黑帕云对比

腾讯文档

黑帕云

😫历史记录不清晰
不直观的历史记录,无法追溯数据过程
🤗直观的操作历史
按单条数据呈现修改历史,清晰直观易懂
😱数据权限生硬
粗糙的权限划分,迫使不得不让成员权限放大或者缩小
😉行级权限控制
精细的权限设置,让每个成员的权限恰到好处
😰初级的图表
仅支持非常简单的图表,无法为你的数据分析提供帮助
😍好用的图表
丰富的图表,简单的操作,清晰的呈现
🤣散乱的数据
数据没有相互联系,散乱记录,难以发挥价值
😘强大的关联
多个表的数据可以相互关联,只需找一次,所有数据清晰呈现
😵数据不能上传附件
想要同时加上附件只能用网盘
😎可以上传附件
附件也是数据的一部分。黑帕云允许上传、直接查看大多数常见的文件,如PDF、图片、视频等。

听听用户怎么说

黑帕云作为一款兼具表格+任务协作的工具,非常适合进行以数据为中心的各类跨部门协作工作,前期只需要花些时间建好表模型,后面就可以大大节省大量跨团队沟通 、同步的成本,让团队更专注于业务本身

阡陌
产品经理

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改变就是现在

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